Las cajas registradoras son artefactos de facturación autónomos integrados por componentes que le permiten emitir los comprobantes fiscales sin estar conectados a un software o una computadora; la misma dispone de un teclado por medio del cual se ejecutan las operaciones y se marcan los departamentos identificados con los productos y servicios que el contribuyente desee ofrecer, también poseen un display o pantalla integrado.
Las Impresoras Fiscales por su parte se diferencian de las cajas registradoras principalmente por su estructura y composición física y por su funcionamiento ya que las mismas son dispositivos que dependen de un software fiscal y de estar conectadas a una computadora o dispositivo de punto de venta (POS) para emitir los comprobantes fiscales y las mismas pueden emitir no solo el comprobante fiscal del consumidor final si no también otro tipo de comprobantes de interés contable y financiero para su empresa.
La fiscalización es el proceso técnico mediante el cual un equipo fiscal es configurado con los datos del contribuyente que lo adquiere, a través de este proceso el técnico especialista ingresa en la memoria fiscal del equipo los datos como Razón Social, numero de R.U.C, nombre comercial, dirección de la empresa y números telefónicos.
En el caso de las cajas registradoras en el proceso de fiscalización también se procede a la creación de los departamentos que el cliente desea incluir en su factura ya sean estos productos y/o servicios.
El libro de control, reparación y mantenimiento es como la Cedula de Identidad de su equipo fiscal y sirve como un mecanismo de control utilizado por la DGI a través del cual el contribuyente debe dejar constancia de cualquier intervención realizada al equipo fiscal.
Este libro también contiene los datos del contribuyente como lo son la razón social, numero de RUC, razón comercial y la fecha de inicialización del equipo y cualquier dato relacionado a las inspecciones anuales realizadas o cualquier reparación o cambio de alguna memoria.
La ley N° 53 específicamente en su artículo 27 que explica los deberes de los usuarios de los equipos fiscales especifica que uno de los deberes del usuario es mantener en buen estado, limpio y actualizado el libro de control, reparación y mantenimiento.
Es un dispositivo de seguridad que restringe el acceso a los componentes internos del equipo fiscal el mismo posee una numeración específica y única colocada por la DGI como por el fabricante de los equipos fiscales y tienen por finalidad sellar el equipo fiscal de forma tal que el mismo no pueda ser violentado de ser removido el mismo deja evidencia del hecho.
El mantenimiento anual del equipo fiscal es un procedimiento de prevención, recomendado por la dirección general de ingresos en el cual el fabricante del equipo fiscal o los centros de servicio técnico autorizado realizan la revisión y actualización preventiva de los equipos.
A través de este procedimiento los técnicos especialistas realizan la apertura del equipo fiscal e inspeccionan y limpian el interior del mismo, verifican la calibración y funcionamiento de los dispositivos de impresión así como también el emparejamiento de las memorias, de igual forma revisan internamente los dispositivos eléctricos y se cercioran de que todo este en correcto estado operativo.
La DGI hace la invitación a los usuarios de equipos fiscales de realizar este mantenimiento una vez al año para de esta manera garantizar el correcto uso de los equipos y el aprovechamiento máximo del tiempo de vida de la memoria fiscal.
No, ya que el numero de ruc es el Registro Único de Contribuyente y es un numero único e irrepetible para cada empresa por lo tanto una vez que un equipo fiscal está configurado con el RUC de un contribuyente esta información no puede ser alterada o borrada a fin de evitar facturaciones u operaciones fraudulentas.
No, de igual forma que el número de RUC la razón social de una empresa es su nombre único, personalísimo e irrepetible que le otorga individualidad legal y fiscal a los contribuyentes en general. Esta información es ingresada directamente en la memoria fiscal del equipo y no puede ser cambiada o alterada bajo ningún tipo de modificación.
Si, es posible hacer el cambio de dirección del establecimiento comercial en el equipo fiscal, a diferencia de la Razón Social y el RUC del equipo la dirección es un dato que en muchos casos tiende a ser variable por diversos motivos por lo tanto la DGI permite que este dato pueda ser modificado ya que el mismo no queda grabado permanentemente en el equipo fiscal.
Sin embargo es importante tener en cuenta que la dirección es un dato que se detalla en la factura emitida por el equipo es por ello que la DGI exhorta a los contribuyentes que cuando por cualquier razón cambien la dirección fiscal de su empresa actualicen su aviso de operaciones y con esto procedan a realizar el cambio en el equipo fiscal. Ya que es de suma importancia que la dirección que aparece en la factura coincida con la especificada en el aviso de operaciones.
Si, la razón o nombre comercial de un contribuyente es como la palabra lo indica el nombre o identificación de la empresa a nivel comercial, es decir, es el nombre común o especial que el cliente desee colocarle a su empresa y no necesariamente debe ser igual a la razón social.
En muchos casos las empresas son registradas por personas naturales y por lo tanto la razón social será el nombre de dicha persona por ejemplo:
Razon Social: “Juan Jose Perez Lopez”
Ruc: 0-000-000
Razon Comercial: Super Autos 2000
La baja de un equipo fiscal puede darse por diversos motivos entre ellos tenemos: desuso, agotamiento de las memorias, sustitución, falla irreparable de las memorias o componentes internos del equipo o cualquier otra razón que justifique su desincorporación.
Cuando es el contribuyente quien decide o determina por cualquiera de los motivos mencionados debe dar de baja el equipo fiscal debe notificarlo por escrito al distribuidor autorizado, ya que de esta manera nosotros como centro de servicio autorizado procederemos a realizar las notificaciones correspondientes al fabricante y este posteriormente a la Dirección General de Ingresos (DGI).
Dicha notificación debe estar dirigida “A quien pueda interesar” y la misma contendrá las razones o motivos por los cuales se dará de baja el equipo, acompañado del la razón social de la empresa y su número de RUC, debe indicar también número de serie, modelo y marca del equipo y la misma deberá estar firmada por el representante legal de la empresa. Con la notificación y el equipo en cuestión debe dirigirse al centro de servicio autorizado en este caso Dacom Panamá y dejar el equipo.
Una vez que se haga la desincorporación del equipo se le hará la devolución del mismo junto con las cartas de constancia y las memorias desincorporadas y el contribuyente debe guardar dicho equipo y la información por un periodo aproximado de dos años.
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